Kontrolle ist gut, Controlling ist besser - 10 Schritte zur Hotelbudget-Erstellung für 2012

Controlling-Maßnahmen tragen enorm zum touristischen Unternehmenserfolg bei. Ihre konsequente Anwendung birgt auch für die Hotellerie noch vielfach unterschätzte Potentiale.

Linz (TP/OTS) - "Für langfristig erfolgreiches Unternehmertum sind Bauchgefühle meist zu wenig. Konkrete Analysen, Zahlen und Optimierungsschritte führen Betriebe am Markt an die Spitze und entwickeln das Unternehmen weiter. Controlling heißt das Schlüsselwort, das untrennbar mit der Geschäftsführung verbunden und in professionellen Hotelbetrieben unverzichtbar ist", erklärt Mag. (FH) Manuela Wiesinger, Consultant bei der con.os tourismus.consulting gmbh mit Sitzen in Wien und Linz. Controlling beschreibt einen Steuerungskreislauf auf Grundlage einer qualitativen und quantitativen Ausgangsanalyse, gefolgt von Zieldefinitionen und abteilungsbezogener Maßnahmenplanung. Wiesinger: "Kerninstrument ist dabei die Planung betrieblicher Erträge und Aufwände auf Monatsbasis im Rahmen eines Budgets. Langfristiger Nutzen sind die Sicherung des Unternehmensfortbestandes und dessen Wertsteigerung."

10 Schritte zur Hotelbudget-Erstellung

Mag. (FH) Wiesinger definiert 10 Maßnahmen, die bei konsequenter Umsetzung zu Verbesserungen in den Abläufen und Strukturen des Betriebes führen, für mehr Transparenz sorgen und den Ertrag steigern.

Schritt 1: Planung ersetzt Zufall

Viele erfolgsdeterminierende Abläufe im Hotelbetrieb basieren auf Zufall. Eine proaktive Budgetplanung des bevorstehenden Wirtschaftsjahres erlaubt die Beeinflussung von Erträgen und Aufwänden noch bevor sie passieren.

Schritt 2: Die richtigen Strukturen schaffen

Das Referenz-Tool des Budgets - die monatliche, kurzfristige Erfolgsrechnung - soll einer logischen, an das Geschäftsmodell des Hotels angepassten Struktur und Gliederung der Ertrags- und Aufwandsgruppen folgen.

Schritt 3: Das Rad nicht neu erfinden

Die Gruppierungslogik der kurzfristigen Erfolgsrechnung kann nun auch für den Aufbau des Betriebsbudgets herangezogen, der spätere Soll-Ist-Vergleich dadurch unkompliziert durchgeführt werden.

Schritt 4: Den Rechnungslegungsprozess überprüfen

Standards in der Rechnungslegung und Verbuchung sorgen für die notwendige Abgrenzungsgenauigkeiten und periodenrichtige Zuweisungen der Erträge und Aufwände in der Saldenliste bzw. kurzfristigen Erfolgsrechnung. Ohne diese Voraussetzung geht die Aussagefähigkeit des Controlling-System verloren.

Schritt 5: Den richtigen Detaillierungsgrad wählen

Das Budget 2012 sollte nach Monaten und nicht nur auf Saison- oder Jahresbasis geplant werden. Auf diese Weise kann bei Budgetabweichungen monatlich mit gezielten Maßnahmen in den einzelnen Abteilungen gegen gesteuert und das Ende des Budgetzeitraumes nicht erst abgewartet werden.

Schritt 6: Die Abteilungsleiter einbinden

Das Budget mit Leben und mit Verantwortungen füllen! Operatives Arbeiten mit dem Zahlenkonstrukt "Budget" funktioniert über Maßnahmen- und Kennzahlenvorgaben an Abteilungsleiter und die Übertragung von Verantwortung zum Erreichen der Monatsziele.

Schritt 7: Über Soll-Ist-Vergleiche steuern

Monatlich werden bei einem Soll-Ist-Vergleich die Verkaufszahlen, Erlöse und Aufwände mittels der Ist-Zahlen aus der Saldenliste durchgesehen. So kann kontinuierlich überprüft werden, ob die eingeschlagene Richtung stimmt.

Schritt 8: Den Kurs korrigieren

Liegen die verbuchten Ergebnisse hinter Plan ist professionelles Handeln gefragt. Korrekturmaßnahmen, im Führungsteam beschlossen und in den Abteilungen "exekutiert" tragen dazu bei, wieder auf Kurs zu kommen.

Schritt 9: Das Budget aktualisieren

Ein Budget ist nicht in Stein gemeißelt. Im Laufe der Budgetperiode können strukturelle Veränderungen einzelner Erlös- oder Aufwandsbereiche auftreten. Diesen, dauerhaft abweichenden Zahlungsströmen ist dann durch eine Budgetanpassung Rechnung zu tragen. Dies entwickelt sich zu einem "lernenden" und mit laufendem Zeitfortschritt stetig präziser werdenden Steuerungsinstrument.

Schritt 10: Branchen-Vergleiche nützen

Ein Plan- oder Vorjahresvergleich von Kennzahlen kann aufschlussreich sein und Handlungsbedarf aufzeigen. Das Einbeziehen von Benchmark-Werten zeigt jene betrieblichen Potential-Bereiche auf, welche bisher vermeintlich schon hervorragend liefen. Der Branchen-Vergleich gibt darüber Aufschluss.

Mag. (FH) Manuela Wiesinger: "Punktuelle und unregelmäßig durchgeführte Controlling-Maßnahmen bringen leider nicht den gewünschten Unternehmenserfolg. Nur wer immer am Ball bleibt, erkennt negative Entwicklungen bereits im Entstehungsprozess und kann sofort gegensteuern. Da kommt ein Bauchgefühl schon mal zu spät." Detaillierte Empfehlungen zum Vorgehen bei der Unternehmensplanung finden Sie auch im soeben von Mag. (FH) Manuela Wiesinger und Dr. Martin Schumacher in der zweiten Auflage veröffentlichen Fachbuch "Finanzmanagement im Tourismus", publiziert im renommierten Linde Verlag.

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Cornelia Hofbauer
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